Unser Projekt wird kofinanziert von der Europäischen Union aus dem Fonds für regionale Entwicklung
Programm des Landes Brandenburg für den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung und den Fonds für einen gerechten Übergang 2021 bis 2027 (EFRE-/JTF-Programm BB 21|27) https://efre.brandenburg.de
Wir haben in den letzten Jahren viel in die Digitalisierung investiert, Hard- und Software, eigenes Geräte- und Dokumentenmanagement, mobile Terminverwaltung, digitale Signatur, eigene Kunden-Cloud, webbasierte Intranet-Anwendungen und vieles mehr.
Aber wenn sich Prozesse Im Geschäftsalltag mit den bisherigen einzelnen Softwarelösungen aufgrund fehlender Vernetzung zum vorhandenen ERP-System nur noch ineffizient bewältigen lassen, hat man ein Zukunftsproblem.
Vorhaben:
Bestehende digitale und manuelle Komponenten in ein einheitliches ERP-System für das Handwerk zusammenzuführen, zusätzlich mit
- unlimitierter Kunden-, Auftrags-, Dokumenten- und Geräteverwaltung
- Gerätemanagement inklusive Wartungstool sowie Serien- und ID- oder Chargennummerverwaltung
- Terminverfolgung nach Kunden, Geräten und Wartungsdaten (selbstständige Anzeige)
- intelligenter Terminübersicht inklusive integriertem Routen- und Tourenplaner
- rechtsicherem Dokumentenmanagement welches erlaubt unbegrenzt Dokumente und Bilddaten dem Kunden, dem Auftrag oder dem Gerät zu hinterlegen, z.B. Reparaturdaten
- Prüf- und Kalibriermittelverwaltung mit Wartungsverfolgung
- E-Rechnung nach Wachstumschancengesetz zum 01.01.2025
- mobiler Anbindung zur Auftragsabwicklung vor Ort für Mitarbeiter mit Dokumentenbearbeitung
- standortunabhängigem Zugriff auf das ERP-System und bestehende Intranet-Systeme
Und, alle Daten sollen InHouse gespeichert werden. Als traditioneller Handwerksbetrieb legen wir großen Wert Kunden-, Geräte- und sonstige interne Daten sowie Dokumente in der Firma zu belassen und diese nicht auf Miet- oder Cloudsysteme auszulagern. Hierfür wird in neue Server-Hardware investiert.
Ergebnis:
Dank der mobilen Anbindung können Prüf- und Reparaturaufträge noch vor Ort erfasst sowie zur weiteren Bearbeitung an das Backoffice gesendet werden. Somit sind standortunabhängig alle Informationen in Echtzeit im ERP-System. Die Terminverwaltung ist an die Geräteverwaltung gekoppelt, fällige Wartungen und Prüfungen werden automatisch angezeigt. Termine und Touren können für den Außendienst und den Abhol- und Lieferservice effizienter geplant werden.
Vorteile:
- Im Vordergrund steht natürlich die Arbeitserleichterung für alle Mitarbeiter
- flexiblere Arbeitszeiten und dank mobiler Anbindung auch Schreibarbeit im HomeOffice möglich
- Geräte-, Inventarlisten u.a. für den Kunden werden künftig direkt aus dem System generiert
- standortunabhängiger Zugriff auf alle notwendigen Daten und Termine für die Mitarbeiter per Service-Tablet oder auch mit dem privaten Handy z.B. von zu Hause möglich mit direkter Einflussnahme
- effiziente Termin- und Tourenplanung auch unabdingbar für anstehende E-Mobilität
- durchdigitalisierter Arbeitsablauf – auch ein Kriterium zur Anwerbung jüngerer Mitarbeiter
- Automatische Nachverfolgung der Wartungstermine für alle Prüf- und Kalibriermittel
- Papier-, Platz- und Zeitersparnis und vieles mehr
- Ein zusätzlicher Arbeitsplatz ist aktuell in Planung.
Ein zukunftsorientiertes System ermöglicht auch schnellere Reaktionen auf sich ändernde Marktbedingungen und künftige Gesetzesänderungen.
Wir bedanken uns für die Unterstützung unseres Projektes bei
der Europäischen Union, Europäischer Fonds für regionale Entwicklung (EFRE) und Just Transition Fund (JTF),
dem Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie des Landes Brandenburg (MWAE)
und der Investitionsbank des Landes Brandenburg (ILB).